Domina Paperclip Work OS

En menos de diez minutos puedes tener tu organización creada, tu equipo invitado y tu primer proyecto en marcha. Todo vive dentro de una organización: el espacio de tu agencia o equipo, aislado del de cualquier otra.

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   Crea tu cuenta

   Regístrate con tu correo. Al entrar por primera vez, Paperclip te lleva a un asistente: puedes crear una organización nueva o unirte a una existente con un enlace o un código de invitación.

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   Configura tu organización

   El asistente te pide, en pasos cortos: nombre, NIT, teléfono y correo de contacto, moneda principal, logo y tus términos y condiciones por defecto. El logo y el NIT aparecen después en tus cotizaciones y facturas en PDF.

   Si cierras la pestaña a medias, tu avance se conserva. Cada persona puede ser dueña de hasta tres organizaciones.

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   Invita a tu equipo

   Desde Administración → Usuarios genera un enlace de invitación y elige el rol, cuánto tiempo vale y cuántas veces se puede usar. También se envía por correo. Quien lo abre sin cuenta se registra y entra directamente a tu organización con ese rol.

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   Crea tu primer proyecto

   Desde el dashboard pulsa Nuevo proyecto, ponle nombre, color e ícono y empieza a cargar tareas. Más abajo, en “Proyectos y tareas”, está el detalle de todo lo que puedes hacer dentro.

El dashboard es la única pantalla que cruza ejecución y dinero: en un vistazo ves cómo va el trabajo y, si tu rol lo permite, cómo va el negocio.

• Indicadores de trabajo

  Proyectos activos, tareas pendientes, tareas completadas y próximas a vencer. Owner, Admin y PM ven además las cotizaciones pendientes.

• Balance del mes

  Ingresos, gastos y balance, agrupados por moneda: nunca suma pesos con dólares. Solo Owner y Admin.

• Rentabilidad por proyecto

  Ingresos, gastos y margen de cada proyecto, con semáforo: verde desde 30 %, ámbar entre 0 y 30 %, rojo si el proyecto pierde dinero. Solo Owner y Admin.

• Proyectos y actividad reciente

  Tus seis proyectos más recientes y las últimas cinco acciones del equipo, con su autor.

• Mis tareas

  Hasta ocho tareas que tienes asignadas y sin terminar, ordenadas por vencimiento y con marca si ya vencieron.

• Acciones rápidas

  Atajos para crear una tarea y, según tu rol, un proyecto, una cotización o un proveedor.

El núcleo operativo. Cada proyecto puede vincularse a un cliente del CRM y tiene su propio centro de costos, así que el trabajo y el dinero viven juntos.

Tu lista de proyectos

Una rejilla de tarjetas con el color y el ícono del proyecto, su avance (tareas hechas sobre tareas totales), los avatares del equipo y, si está vinculado, el nombre del cliente. Puedes buscar por nombre y mostrar u ocultar los archivados.

• Crear

  Nombre, descripción, color (12 opciones) e ícono (12 opciones). Owner, Admin y PM.

• Duplicar

  Copia el proyecto para repetir su estructura. Desde el menú de tres puntos.

• Fijar

  Mantiene arriba tus proyectos clave. Hasta 3 fijados a la vez.

• Archivar y restaurar

  Saca un proyecto terminado del camino sin borrar nada; puedes restaurarlo cuando quieras.

• Eliminar

  Con confirmación. Solo Owner y Admin.

• Guardar como plantilla

  Desde la cabecera del proyecto, para volver a lanzar la misma estructura en un proyecto nuevo.

Dentro de un proyecto: seis formas de verlo

Los mismos datos, leídos como necesite cada rol. Cambiar de vista no mueve nada: es el mismo proyecto.

• Lista

  Compacta y rápida. Es la vista por defecto en el celular.

• Kanban

  Cuatro columnas: Por hacer, En progreso, Revisión y Completado. Arrastras la tarjeta y el cambio es inmediato.

• Tabla

  Una fila por tarea. Editas estado, prioridad o responsable directamente en la celda.

• Gantt

  Línea de tiempo a partir de las fechas de inicio y límite de cada tarea.

• Carga de trabajo

  Cuántas tareas tiene cada persona, para repartir el equipo. Owner, Admin y PM.

• Finanzas

  Ingresos, gastos, utilidad y presupuesto del proyecto. Owner, Admin y PM; ver “Centro Financiero”.

Sobre cualquier vista puedes aplicar filtros rápidos: todas, mis tareas, prioridad alta, hitos y vencidas. La vista y el filtro quedan en la dirección de la página, así que puedes compartir un enlace que abra el proyecto exactamente como lo estás viendo. También puedes guardar tus vistas favoritas.

La tarea, por dentro

Al abrir una tarea se despliega un panel lateral con cuatro pestañas. Todo se guarda solo, y un indicador te confirma cada guardado.

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   Detalles

   Título (se edita en el mismo lugar), descripción, estado, prioridad, varios responsables, fecha de inicio, fecha límite, horas estimadas y la marca de hito para las entregas que importan.

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   Comentarios

   Conversación dentro de la tarea. Escribe @nombre para mencionar a alguien: le llega una notificación. Cada comentario admite reacciones con emoji.

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   Checklists

   Cuantas listas necesites por tarea. Cada ítem se marca como hecho y puede tener su propio responsable.

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   Archivos

   Adjunta entregables y soportes. Se guardan en un espacio privado y se descargan con enlaces firmados de caducidad corta, nunca con una dirección pública. Cada archivo puede marcarse como visible para el cliente, y así aparece en su portal.

• Subtareas

  Divide una tarea en partes. Se crean, marcan y reasignan desde el mismo panel.

• Cronómetro de horas

  Inicia y detén el tiempo sobre la tarea. Las horas se acumulan solas. Requiere el módulo de control de horas activo en tu organización.

Estados y aprobación

Una tarea avanza por Por hacer, En progreso, Revisión y Completado. Cuando quien la termina no tiene permiso para aprobar su propio trabajo, la tarea queda pendiente de aprobación y el revisor ve el aviso dentro de la tarea.

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   Aprobar

   El revisor da el visto bueno. Queda registrado y se avisa a los responsables.

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   Devolver

   El revisor escribe el motivo (es obligatorio), la tarea vuelve a En progreso y los responsables reciben el aviso con la razón.

Mis tareas

Tu bandeja personal, transversal a todos los proyectos: lo que tienes asignado, ordenado por vencimiento, con pestañas para pendientes, completadas o todas, tres indicadores (pendientes, completadas y vencidas) y un buscador por tarea o proyecto. Cambias el estado y la prioridad desde la misma fila, o abres el proyecto con un clic.

Dos herramientas distintas que se complementan: el calendario te muestra todo lo que ocurre en la agencia, y la agenda es tu espacio personal para citas y notas.

Calendario: el radar global

Una vista mensual que reúne nueve tipos de evento, cada uno con su color. Haz clic en un día para ver sus eventos en el panel lateral, y usa los botones de arriba para encender o apagar cada tipo por separado. El botón Crear te deja crear lo que tu rol permita.

• Citas y tareas

  Las citas por su hora de inicio; las tareas sin terminar por su fecha límite.

• Proyectos

  Aparecen en su fecha de entrega.

• Ingresos y gastos

  Por la fecha de cada movimiento. Solo Owner y Admin.

• Cotizaciones

  Por su fecha de vigencia. Owner, Admin y PM.

• Facturas pendientes

  Por su fecha de vencimiento, hasta que se pagan. Solo Owner y Admin.

• Órdenes de compra y recurrentes

  Las órdenes por su fecha; las recurrentes activas por su próxima ejecución. Solo Owner y Admin.

Agenda: citas y notas del día

• Citas

  Llamada, reunión, seguimiento, fecha límite u otro. Con inicio y fin, ubicación, descripción, responsable y estado (programada, completada o cancelada).

• Citas privadas

  Márcalas como privadas y solo las ves tú.

• Vínculo con el CRM

  Asocia la cita a un lead para que quede en su historial de trabajo.

• Yo y Equipo

  Alterna entre tu agenda y la de todo el equipo.

• Notas rápidas

  Escribe una nota sobre cada cita, directamente en ella.

• Nota del día

  Un bloc con autoguardado. Puedes dejarla privada o compartirla con la organización; las notas públicas forman un feed del equipo.

Accede: Owner · AdminPlan Startup

Un libro mayor que entiende múltiples monedas —peso colombiano y dólar— y las mantiene separadas en lugar de sumarlas a ciegas.

Cómo leer el panel

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   Elige la moneda

   Cada moneda se ve por separado. Un aviso en la parte superior te recuerda qué moneda estás viendo y que los registros de la otra no se mezclan aquí.

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   Elige el período

   Este mes, 3 meses, 6 meses, 1 año o histórico. Los indicadores y los gráficos se ajustan al período. La cartera por antigüedad (cuánto te deben y desde cuándo) es siempre el estado de hoy, sin importar el período.

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   Lee los indicadores

   Ingresos, gastos, carga tributaria y utilidad del período; el comparativo de ingresos contra gastos por mes; los gastos por categoría; los últimos movimientos y el margen de utilidad.

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   Exporta si lo necesitas

   El botón CSV/Excel descarga un reporte para tu control interno. Es un borrador de trabajo: no es un documento fiscal ni tiene validez tributaria oficial.

Ingresos y gastos

• Ingresos

  Concepto, cliente (se autocompleta con tu CRM y tus proveedores), monto, moneda, fecha, proyecto, categoría y notas.

• Gastos

  Descripción, monto, moneda, fecha, proyecto, categoría, proveedor, impuesto y notas.

• Vincular a un proyecto

  Es lo que permite calcular el margen real de cada proyecto. Desde la pestaña Finanzas de un proyecto, el formulario se abre con ese proyecto ya fijado.

• Recurrente

  Activa el interruptor para que el movimiento se repita en vez de ser puntual.

Recurrentes

Registra tus costos e ingresos fijos —nómina, licencias, arriendo, mensualidades— con su frecuencia, fecha de fin y, si quieres, un máximo de ejecuciones. El sistema los ejecuta solo cada día que corresponda, y los proyecta mes a mes. Puedes pausar uno, reactivarlo o ejecutarlo ahora mismo.

Nómina

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   Registra a tu equipo

   Nombre, cargo, salario base, deducciones, bonos, moneda, frecuencia y método de pago. Puedes vincular a cada persona con su usuario si lo tiene.

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   Liquida el período

   Revisa el total y confirma. El sistema no deja ejecutar dos veces el mismo período, y crea un gasto por cada empleado, ya categorizado y enlazado a esa liquidación.

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   Pagos fuera de ciclo

   Para un pago puntual a una sola persona, con su propio gasto.

Las finanzas de cada proyecto

En la pestaña Finanzas de un proyecto (Owner, Admin y el PM que lo lidera) ves sus ingresos, gastos y utilidad neta, y su presupuesto con una barra de consumo: verde por debajo del 70 %, ámbar desde el 70 % y roja desde el 90 %.

• Aprobación de presupuesto

  Cualquiera con acceso solicita un monto con su nota. Queda pendiente hasta que un Owner o Admin lo apruebe (con el monto aprobado) o lo rechace.

• Reparto de utilidad

  Define qué porcentaje de la utilidad va a cada socio, freelancer o destinatario, con su etiqueta y notas.

Accede: Cotizaciones: Owner · Admin · PM · Facturas: Owner · AdminPlan Startup

Genera documentos en PDF con el logo de tu organización, los impuestos configurados y tus términos, y llévalos de la propuesta al cobro sin reescribir nada.

Cotizaciones

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   Arma la cotización

   Asunto, cliente y correo, fecha de emisión y de vigencia, moneda y proyecto. Luego los ítems: descripción, cantidad, precio unitario y porcentaje de descuento por línea.

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   Define impuestos y textos

   El IVA viene en 19 % y es configurable; la retención es opcional. Tienes notas visibles para el cliente y notas privadas (tu costo real, márgenes, acuerdos internos) que nunca salen en el PDF. Los términos y condiciones se precargan con los que configuraste. El cálculo usa precisión decimal, para que no aparezcan diferencias de centavos.

   Si cierras sin guardar, tu borrador se conserva y te ofrece recuperarlo.

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   Genera el PDF y envíalo

   El documento se produce en tu propio navegador, con el logo y el NIT de tu organización, sin enviar tus datos a servidores de terceros. Cuando lo envías por correo, el sistema registra la primera vez que el cliente lo abre y te avisa.

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   Sigue su estado

   Una cotización pasa de borrador a enviada, aceptada y facturada. Rechazada y facturada son estados finales. Puedes cambiar varias a la vez (rechazar o eliminar en lote), buscar, filtrar y exportar a CSV.

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   Cuando el cliente acepta

   Al marcarla como aceptada te ofrece crear un proyecto nuevo (con tareas sembradas desde los ítems de la cotización) o vincularla a uno existente, y opcionalmente generar la factura con su fecha de vencimiento.

Facturas

Se crean desde una cotización aceptada (importa los ítems tal cual) o desde cero. Puedes definir el pago como completo o con anticipos, por porcentaje o por monto. El estado avanza de borrador a enviada, parcial y pagada, con vencida y cancelada como desvíos.

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   Registra cada pago

   Monto, fecha, método, referencia y, si quieres, el comprobante (PDF, JPG, PNG o WebP de hasta 10 MB). Solo Owner y Admin registran pagos.

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   El estado lo decide el dinero

   Una factura no puede quedar “pagada” sin un pago real detrás, ni recibir más de lo que se debe. Los pasos a parcial o pagada no se escriben a mano: pasan por el registro de pago. Si borras el único pago de una factura pagada, la factura se reabre.

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   El ingreso se crea solo

   Cada pago genera su ingreso en finanzas, heredando el proyecto de la factura. Si luego cambias el proyecto de la factura, esos ingresos se actualizan en cascada.

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   Descarga lo que necesitas

   El PDF de la factura y la remisión: un documento de entrega con la sección “recibido a satisfacción”.

Accede: Owner · Admin · PMPlan Startup

Más que una agenda: cada cliente consolida los proyectos, cotizaciones y facturas asociados a su nombre. Los clientes —quienes te pagan— se mantienen separados de los proveedores —a quienes tú les pagas—, algo crítico para la integridad contable.

Pipeline de ventas

• Tres vistas

  Kanban para mover oportunidades arrastrando, lista con selección múltiple y acciones masivas, y analítica del pipeline.

• Etapas a tu medida

  Nuevo, Contactado, Propuesta, Ganado y Perdido por defecto. Puedes crear las tuyas y marcar cuáles cuentan como ganadas o perdidas.

• Ocultar perdidos

  Un interruptor para limpiar el tablero sin perder el historial.

• Cada lead

  Empresa o persona, contacto, valor estimado y moneda, probabilidad, fecha de cierre estimada, fuente y tipo (prospecto, cliente, referido o aliado).

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   Abre la ficha de un lead

   Todos los campos se editan en el mismo lugar. Cambia la etapa con un clic (hace lo mismo que arrastrar la tarjeta) y asigna a una o varias personas como responsables.

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   Registra cada interacción

   Notas, llamadas, correos y reuniones quedan en un historial cronológico.

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   Conecta el trabajo

   Vincula, en ambos sentidos, los proyectos, cotizaciones, facturas, órdenes de compra y citas del cliente. Si un documento ya pertenece a otro lead, el sistema te avisa antes de moverlo.

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   Genera la cotización desde el lead

   Crea la cotización con los datos del lead y lo mueve a la etapa de propuesta.

Proveedores

La ficha de cada proveedor reúne todo en un lugar: identidad (persona jurídica o natural, razón social, NIT), contacto, datos bancarios, condiciones de pago, moneda de facturación y categorías.

• Calificación

  Puntúa a cada proveedor con estrellas para acordarte de quién cumple.

• Documentos

  RUT, certificación bancaria, contratos y otros, con fecha de vencimiento. Se guardan en un espacio privado y se descargan con enlaces temporales.

• Órdenes de compra

  Las del proveedor, con la opción de crear una nueva desde su propia ficha.

• Edición directa

  Todos los campos se editan en la misma ficha, sin pasar por formularios aparte.

Órdenes de compra

Crea una orden con un proveedor activo, el proyecto, la moneda, y líneas de ítems con su impuesto. Una orden está pendiente o pagada, y el cambio es reversible.

Tus clientes no necesitan entender tu sistema ni tener licencia. Con el rol Viewer entran a un portal propio y simple, donde solo ven los proyectos que tú decidas, y sin costo para ti: los viewers son ilimitados en todos los planes.

• Proyectos activos

  Solo los que le asignaste, con el porcentaje de avance calculado sobre sus tareas.

• Bóveda de entregables

  Los archivos que marcaste como visibles para el cliente. Se descargan con enlaces temporales.

• Detalle del proyecto

  Barra de avance, lista de tareas con su estado, entregables y actividad reciente.

• Facturas

  Solo si activas ese permiso para ese cliente en ese proyecto.

Cómo darle acceso a un cliente

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   Invítalo con rol Viewer

   En Administración → Organización → Client Hub invita a un cliente nuevo; el rol queda fijo en Viewer. Si ya es parte de tu organización, solo asígnalo al proyecto.

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   Asígnalo a cada proyecto

   Un cliente ve únicamente los proyectos en los que lo agregaste, nunca los demás.

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   Decide si ve las facturas

   Es un permiso por cliente y por proyecto, y viene apagado. Lo enciendes solo cuando quieras que ese cliente concreto vea las facturas de ese proyecto.

Enlace público de seguimiento

Para clientes que todavía no tienen cuenta, activa el enlace de seguimiento de un proyecto, cópialo y compártelo. Tú publicas estados en una línea de tiempo (una etiqueta y una nota) para contar cómo avanza el trabajo. Quien abre el enlace inicia sesión o se registra, y queda automáticamente como Viewer de ese proyecto. La página no se indexa en buscadores.

Notificaciones

Cuando algo te involucra, el sistema te avisa por tres canales: la campana dentro de la app, el correo y las notificaciones push del navegador o del celular.

• Qué te avisa

  Tareas asignadas, por vencer, vencidas, completadas, aprobadas o devueltas; comentarios y menciones; invitaciones; cotizaciones enviadas y abiertas; citas nuevas; y cambios en tus leads.

• Tú decides

  En tu Perfil ajustas, para cada tipo de evento, cuáles canales quieres. Por defecto el correo es conservador y la campana y el push son generosos.

• Sin autospam

  Nunca te notificas a ti mismo, y el sistema evita enviar el mismo aviso repetido.

• Resumen diario

  Si lo tienes activado, recibes un correo con el resumen del día en lugar de un aviso por cada evento.

Registro de actividad

Accede: Owner · Admin · PM · MemberPlan Startup

Trazabilidad completa. Cada vez que alguien crea una factura, elimina un proyecto o cierra una tarea, el sistema guarda un registro con su autor, la entidad afectada y la fecha.

Paperclip aplica Row Level Security en la base de datos: las políticas filtran por organización en cada consulta, de modo que una agencia no puede alcanzar los datos de otra. Sobre esa base corren cinco roles, y el rol que cuenta es el de cada persona dentro de cada organización.

• Owner

  Dueño de la organización. Control total: miembros, plan, identidad y datos. Es el único que puede transferir la propiedad o eliminar la organización.

• Admin

  Administra la organización y todos sus módulos, incluido todo el dinero. No puede transferir ni eliminar la organización.

• Project manager

  Lidera la operación: proyectos, tareas, cotizaciones, CRM, proveedores y órdenes de compra. No ve el dinero de la organización (facturas, ingresos, gastos, nómina); sí las finanzas de los proyectos que lidera.

• Member

  Ejecuta el trabajo. Ve proyectos y tareas, y mueve o edita las tareas en las que es responsable. No entra a finanzas, comercial ni proveedores.

• Viewer

  El rol de tus clientes. No entra a tu dashboard: va directo al portal de cliente y solo ve los proyectos que le asignes. Nunca ve costos ni márgenes.

Quién puede qué, de un vistazo

← Desliza la tabla para ver todas las columnas →

Un Member que lidera un proyecto concreto opera ese proyecto con los privilegios de un PM; un Admin nunca pierde permisos por su rol dentro de un proyecto.

Gestionar a tu equipo

• Invitar

  Enlace con rol, caducidad (en días o sin vencimiento) y número máximo de usos, y envío por correo. Se respeta el límite de usuarios de tu plan, salvo para viewers, que son ilimitados.

• Cambiar un rol

  Desde Administración → Usuarios. El cambio avisa a la persona afectada y a los demás administradores.

• Retirar a alguien

  Antes de quitarlo, el sistema te muestra sus tareas abiertas y te pide decidir: reasignarlas a otra persona o mandarlas al backlog. Nada queda huérfano.

• Transferir la propiedad

  Solo el Owner. Exige escribir el nombre exacto de la organización para confirmar.

• Salir de una organización

  Cualquier miembro puede irse; su organización activa se reapunta sola.

Seguridad de tu cuenta

• Verificación en dos pasos

  Actívala en tu Perfil con una app de autenticación (TOTP): escaneas un código QR y confirmas con el código de seis dígitos. Si la activas, el inicio de sesión te lo pide.

• Eliminar tu cuenta

  Desde tu Perfil, con confirmación. Si eres Owner, primero debes transferir o eliminar tu organización.

Accede: Owner · Admin

Todo lo que define cómo se comporta tu espacio vive en Administración → Organización, en seis pestañas. Además, el panel de Administración muestra el conteo de usuarios, proyectos, tareas, cotizaciones y gastos, tu plan y la actividad más reciente.

• General

  Logo, nombre, NIT, teléfono, correo y dirección. Es la identidad que aparece en tus documentos.

• Finanzas

  Moneda principal y secundaria, tus impuestos (nombre, tasa y tipo, activables) y los términos y condiciones por defecto de cada tipo de documento.

• Categorías

  Las categorías de ingresos y gastos, con su ícono y su color.

• Pipeline

  Las etapas de tu CRM, con la marca de cuáles son ganadas y cuáles perdidas.

• Client Hub

  A quién ve cada cliente, qué facturas puede ver y el enlace público de seguimiento.

• Módulos

  Enciende o apaga órdenes de compra, control de horas y nómina, y define tus áreas de producción. Un módulo apagado desaparece del menú.

Para que decidas con la información completa, esto es lo que el producto no incluye hoy:

• Firma electrónica

  Las cotizaciones y facturas se generan en PDF para que las firmes por otros medios.

• Importador automático

  La migración desde otras herramientas se hace a mano. Sí puedes exportar a CSV y a PDF.

• Asistente de inteligencia artificial

  El producto no incluye copiloto ni funciones de IA generativa.

• Aplicación nativa para iOS

  Usas Paperclip desde el navegador en cualquier dispositivo; para Android hay una app que envuelve la misma plataforma.

• Más de dos monedas

  Las finanzas trabajan en pesos colombianos y dólares.

• Objetivos y OKRs

  No hay un módulo de alineación de objetivos corporativos.